一、甚么是复印机租赁，复印机租赁的概念
是指用户向租赁公司支付了租金后，在租赁合同期间内获得复印机的使用权。租赁方式在资金方面、物品管理方面、财务处理方面都比购买节省成本。
二、复印机租赁的使用成本的计算
租赁复印机的费用由两部分租成： 基本月租费和超出部分费用。
1、基本月租： 是指租赁合同中规定的每月最低的基本费用，同时用户可以免费使用一个额定的复印数量。
2、超出部分费用：是指用户每月的实际复印数量超出租赁合同中规定的最大额定复印数量后产生的费用。
例：以张为单位，用户每月的复印量为10000张，以基本费用为300.00元，可以免费使用5000张；超出部分每张按0.080元计算）
基本费用 300.00 元/月（可以免费使用 5000 张）；
超出费用 超出部分张数 10000-5000=5000 张，费用为： 5000 × 0.080 = 400.00；
总费用： 300.00( 基本月租 )+400.00( 超出费用 )=700.00 元
三、复印机使用成本的分析和统计
复印机的实际使用成本由两部分组成：复印机的购买成本 -“本机成本”以及使用成本-使用中的“单张成本”
即：使用成本 =本机成本+ 使用成本（品质 + 服务 +维护保养成本+耗材及零配件）。
1、本机成本
如果采用租赁方式使用复印机，每月都会有租金的成本。而采用购买方式的话，不同的支付方式也会产生不同的成本。而且还需要考虑到折旧等费用。
2、耗材及纸张的成本
一般使用市场上流通的复印用纸即可。但由于不同品牌纸张的纸质会有所不同，因此最好要选用推荐的适合各复印机的纸张，复印机的耗材。
3、保修费用
由于复印机的内部构造复杂，日常的维护和保养是非常重要且必不可少的。因此在与复印机的供应商签订保修合同时便产生一定的保修费。
4、维修费用
任何一件产品及其零部件都是有一定的使用寿命，当一台复印机运行一段时间后，部分零配件渐渐老化，磨损。就会逐渐影响复印件的效果，甚至影响复印机的正常运行，当我们更换这些零配件时便产生了维修费用。
5、无形的降价成本
市场是一日千里，技术是日新月异，复印机的价格只有一个两个字：降价，降价，再降价。两年前一台东芝 169 的复印机 13000 .00 元左右，如今一台东芝e-STUDIO166复印机也就是 6000.00 多元，同样的产品，品质、功能可能更好，价格却去掉了一多半，复印机的价格降的也太快了，使你拥有的产品越来越没有价值。
6、其它
复印机的日常运作成本，除了以上各项外，还有电费、人工费、利息等各项费用。
复印机单张成本核算表
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项 目 成 本
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说 明
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复 印 单 张 成 本
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主机折旧成本
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总共可复印50万张
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25000÷500000=0.05 元／张
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碳粉成本
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每支碳粉约260.00元，可印10000 张
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260÷10000=0.026 元／张
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载体成本
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每印60000张，就需要换约380.00 元
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380÷60000=0.006 元／张
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硒鼓成本
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每印50000张，需更换，市价约1050.00元
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1050÷50000=0.021 元／张
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刮板成本
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每印50000张，需更换，市价约265.00元
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265÷30000=0.0088 元／张
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其他零配件成本
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按每复印60000张，需800.00元
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800÷60000=0.0133 元／张
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复印件单张成本合计 :
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0.1251 元／张
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维修保养费
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每年约 500 元
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如果您的月复印量为10000张，租赁复印机的费用以基本月租为300.00元，免费5000张，超出部分费用按0.80 元／张计算，则：
购买复印机每年的费用为： 0.1251元／张×10000张×12个月+500 (保修费)=15512.00 元。
租赁复印机每年的费用为： [300＋0.8元／张×（10000－5000）] ×12个月=8400.00 元。
(15512-8400)÷15512=46% ，用户节省了超过 46% 的办公费用；因此，租用复印机比自购复印机更加省钱。
四、租赁复印机和购买复印机的比较
复印机的使用形式:主要有租赁复印机和购买复印机两种方式。
租赁复印机是指用户向租赁公司支付了租金后，在租赁合同期间内获得复印机的使用权。购买复印机是用户自筹资金购买复印机，把其作为固定资产，自己拥有所有权。 以下表格是租赁复印机与购买复印机的比较：
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购买方式 |
租赁方式 |
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资金调度
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需要准备筹措资金
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没有必要
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成本意识
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一般较难完全建立成本意识
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因每月要支付租金，因此比较容易建立成本意识
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事务管理
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需要进行复杂的折旧计算、交纳固定资产税
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只需每月支付租金
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费用
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租赁的费用比购买的费用便宜
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购买的总体费用比租赁的使费用高
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使用目的
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只需在短时间内或长期使用
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希望长期连续使用
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保修/修理
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签订保修合同后由专业维修公司进行保修、修理
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由租赁公司自行保修、修理
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所有权
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属于公司的固定资产
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属于租赁公司
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购买和管理
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由公司购入。保修费、修理费由公司支付
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由租赁公司购入。保修费、修理费由租赁公司付
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减价折旧
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由公司负担
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由租赁公司负担
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综合以上对租赁复印机以及购买复印机的使用成本统计以及比较，我们不难得出结论：租赁复印机比购买复印机能给用户节省更多的成本。
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小常识：
折旧费：公司的资产设备的经济价值是每天都要在减少的。它减少的金额就是我们所说的折旧费。会计制度上对不同的固定资产的耐久年数进行了具体的规定。复印机的折旧年限为 5 年，以购入价的 10% 作为净残值。折旧费的计算方法有定额法和定率法等几种，但无论用何种方法来计算净残值是不变的。各企业可先向税务部门登记确定折旧的计算方法。固定资产税：固定资产税一般给人的印象是对土地征收的一种税率。 10 万元以上的物品就需要缴税。
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全包服务是一种全新的服务理念，是当今世界上最先进的服务方式之一，它是在传统服务基础上将传统的修理概念提升到全面服务解决方案。并更加注重服务给客户带来的价值和效率。
全包服务就是海洋公司专业服务人员根据客户的实际使用量主动对设备进行维护保养，并及时更换零配件，使机器设备的工作表现保持在最佳状态。通俗的讲，就是客户只需按每月实际打印量支付少量费用。此外，一切机器运作所需要的零配件、耗材及维修保养人工全部由海洋公司免费提供(不包括纸张、胶带和订书钉)。
全包服务合同体现了客户服务行业的趋势，也是海洋服务的最高境界更是客户的最佳选择。
全包服务的收费取决于客户的印量，客户可以准确计算每月或全年的设备使用成本，如果不签定全包服务合同，下列项目都会增加设备使用成本：
1. 日常消耗性零配件耗材的费用，如墨粉、感光鼓、搓纸轮等。
2.突发性零配件损坏、特别是价值较高的零配件，如电路控制之类。
3.零配件和耗材价格的调整。
4 客户申请零配件费用时的停机时间
1. 我司保证，每月定期上门保养维护设备。
2. 最快的反应速度：接到呼叫后2-8个工作小时内上门。
3. 在设备的抄表（全包）期内，由我司负责配件、墨粉、人工等所有费用，纸张、书钉除外。
4 用户按印张数支付服务费，不需负责其它任何费用。
5.由于机器故障需要较长时间维修的，公司可提供后备机器，以使用户正常使用。
